Negocio y tecnología con un mismo foco: las personas

En la dinámica diaria de cientos de camioneros que transportan el combustible a todo el País, hubo que hacer cambios inmediatos para otorgarles seguridad en el contexto del COVID-19. Hablemos de Transformación Digital y del proyecto de digitalización de la carga de combustible en ANCAP.

En GeneXus Consulting, cuando hablamos de transformación digital implicamos a tres grandes pilares. Entendemos que se trata de: rediseñar la experiencia del usuario, poniendo a las personas en el centro para entender sus necesidades y conocer cómo interactúa con la organización; transformar procesos de negocio, implementando nuevos procesos que sumen a la propuesta de valor de la organización, con iniciativas innovadoras que requieren del apoyo y confianza de las personas implicadas en el cambio; y transformar el modelo de negocio de las organizaciones, teniendo en cuenta que  algunos procesos actuales van a desaparecer mientras que otros serán adaptados con la incorporación de nuevas tecnologías.

Un ejemplo brillante acerca de este ciclo centrado en las personas, es el cambio que se viene implementado para el personal de Plantas -y diferentes actores que interactúan con ellos- en la Administración Nacional de Combustibles Alcohol y Pórtland (ANCAP), que al igual que muchas otras organizaciones, tuvieron que pisar a fondo el acelerador para dar una solución, en tiempo y forma a distintos sectores de la organización; entre ellos: las plantas de distribución, las compañías distribuidoras de combustible, las empresas transportistas y los propios conductores. 

ANCAP ya había comenzado un rediseño de sus procesos de negocio en el proyecto denominado Viaje Electrónico en 2019. En ese entonces, se dispuso de una aplicación para los conductores, otorgándoles nuevos canales de comunicación entre la administración de combustibles ANCAP y otras compañías. En este nuevo proceso, además, los conductores de camiones pasaron a recibir en su celular el detalle de sus viajes y destinos, mensajes de sus compañías y la notificación de asignación de bahías (lugar de carga en la Planta La Tablada). Este programa de viaje electrónico apuntó a transformar los procesos logísticos de distribución de combustibles y despachos de todos los productos. 

Esta aplicación, se trató de una herramienta de comunicación que cambió la dinámica diaria y presentó una buena base para lo que se vino en el 2020, cuando hubo que pisar el acelerador.

Un punto esencial en estos cambios en los procesos, es que implican una gran confianza en el resultado final. En este sentido, Carlos Fournier (Gerente de Nuevas Tecnologías en ANCAP) -sponsor y responsable del proyecto desde la Administración- explica: “La gestión del cambio requiere que las organizaciones conecten la experiencia y la operativa para proporcionar la mejor experiencia de extremo a extremo; para ello pensamos en cada paso del proceso, cómo agregar valor a cada uno de los actores de forma de facilitar la adopción rápida en cada una de las etapas«. 

Logística optimizada para prevenir contagio de coronavirus

Ya entrados en el 2020, con la pandemia instalada, el objetivo de todo el País era el mismo: prevenir focos de contagio de COVID19. Para ello, desde ANCAP, era menester transformar rápidamente la operativa de Planta para asegurar el abastecimiento, pero poniendo especial foco en preservar la salud de los colaboradores, y toda persona en contacto con ellos; ¿cómo?, reduciendo el contacto entre personas, las pilas de papeles diarios y el acostumbrado movimiento de conductores tramitando la carga de combustible. 

Antes, este proceso implicaba que el conductor de camión con combustibles se presentara en las oficinas de las distribuidoras, donde se le daba un papel con la orden de carga y el detalle de los productos, luego, el conductor con ese papel se presentaba en la oficina de la administración de la Planta, donde estos papeles se apilaban y organizaban para asignar las bahías según el producto. 

Rediseñar ese proceso implicó eliminar el uso del papel y la fila de conductores en la oficina de administración. La Digitalización del proceso de Carga, es una Solución WEB que se integra a los sistemas de logísticas de ANCAP y aprovecha la integración con el de las distribuidoras, permitiendo el envío digital de la orden de carga al sistema de logística de ANCAP -para que el personal de administración pueda hacer la asignación de bahía-; al tiempo que se le proporcionan al conductor los detalles de la carga y viaje asignado en el móvil. Este proyecto fue desarrollado con GeneXus, en 4 semanas, en conjunto entre personal de Planta La Tablada y equipos de tecnología de ANCAP y GeneXus Consulting.

Con esta nuevo proceso logístico para el primer semestre de 2020 ya se habían digitalizado los procesos de carga de combustible , y de esta manera, se optimizaron más de 300 viajes por día y aproximadamente 500 órdenes de carga diarias, impactando positivamente en los más de 200 conductores que desde la planta de la Tablada distribuyen más del 60 % del combustible de Uruguay.

Datos biométricos para identificación y autenticación del conductor

Imaginen la enorme responsabilidad y cuidado que conlleva conducir un camión lleno de combustible; dada esa responsabilidad, se controla minuciosamente que el conductor tenga permisos vigentes, esté autorizado legalmente y al día en toda su documentación. Por esta razón, digitalizar el proceso de identificar y autenticar al conductor es el siguiente paso en el programa Viaje Electrónico que está implementando ANCAP.

Para ello se está trabajando junto al equipo de seguridad de GeneXus Consulting en el desarrollo de una aplicación, generada en GeneXus para Android, que permite el control de acceso a la Planta por intermedio de un tótem, de manera digital.

El control de acceso se puede realizar digitalmente de dos formas: a través del Pin o del lector de huella digital.

• Con ingreso del PIN:

Consiste básicamente en ingresar un número entre 4 y 8 dígitos, que es elegido por el usuario en el momento en que le entregan por primera vez el documento. 

La principal ventaja de utilizar el PIN es que se puede utilizar a distancia.

• Con lector de huella digital: es a través de lo que se conoce como MatchOnCard. 

Se presenta la cédula de identidad en el lector, luego se coloca el dedo en lector de huellas. El lector captura y analiza los datos biométricos. Extrae la información relevante de estos datos, los codifica y los envía a la cédula para compararlos. La cédula ejecuta un algoritmo de comparación de huellas dactilares y toma una decisión sobre si es el propietario de la cédula o no.

La ventaja de este método es que elimina la necesidad de almacenar datos biométricos en la base de datos, al procesarlos directamente en la cédula, proporcionando una solución que mejora la privacidad con flexibilidad dinámica y escalabilidad.  

En esta página de la Agencia del Gobierno Electrónico (AGESIC) se amplía información sobre cómo funciona el proceso de autenticación con la cédula electrónica.

Beneficios de una transformación digital centrada en las personas

En GeneXus Consulting, a través de este proyecto hemos comprobado, una vez más, la importancia de centrarse en las personas al impulsar una transformación. 

Algunos de los beneficios evidentes es que se fomenta el clima de colaboración, confianza y respeto, entre el equipo del proyecto y los interesados; de esta manera se logra una mejor y más rápida adopción de la solución y se reducen tanto los costos como los tiempos de implementación.

Como resultado de estos cambios centrados en las personas, los diferentes actores de las distintas etapas del proceso – referentes de ANCAP, empresas distribuidoras, encargados de logística y conductores- pudieron continuar realizando la operativa de manera segura, ya que se redujo el riesgo de contagio de COVID19 en todo el personal involucrado, y además de optimizaron los tiempos de atención y la calidad de la información en línea.

ANCAP circula seguro en este tránsito por el presente y mira hacia el futuro con entusiasmo, sabe que lo que sigue es continuar agregando valor al trabajo de miles de personas con proyectos tales como la Recepción de Producto con Firma Digital, la Agenda Electrónica de Combustibles, gestión de turnos y números entre otros que conforman el Programa Viaje Electrónico.