Trámites en línea: Los ayudantes silenciosos de nuestra época

Por Verónica Giordano

En el mundo en el que vivimos resulta difícil imaginar un día a día sin la digitalización. Desde transferencias bancarias, sacar hora para hacerse la cédula a hacerse socio en un gimnasio, es indudable que lo digital atraviesa nuestras vidas y nos ha facilitado la cotidianidad. Pero, ¿qué tan conscientes somos de su ayuda?

Desde hace ya un tiempo se viene implementando a nivel mundial y también a nivel nacional el funcionamiento de los “trámites en línea”. Se trata de una funcionalidad que permite digitalizar procesos que tradicionalmente se realizan en papel y que en muchos casos requieren de la coordinación e intercambio entre los involucrados.

Sin lugar a dudas el hecho de poder realizar los trámites desde un dispositivo electrónico tiene varios beneficios. Entre las indudables y ya conocidas ventajas que posee, se presentan tres grandes puntos: la optimización de los procesos de la organización, la accesibilidad de los individuos y el acortamiento de la brecha digital.

Más allá de estas utilidades, surge de la implementación de los trámites en línea una ganancia bastante mayor: el orden.

El orden es un aspecto fundamental que toda organización debe manejar, ya que esto le puede permitir a la empresa un mejor funcionamiento y la reducción de problemas.

La gran pregunta es ¿Por qué los “trámites en línea” colaborarán al orden en las organizaciones? La respuesta es sencilla y muy evidente: la burocracia.

La burocracia tal y como la entendemos se refiere a “la administración ineficiente a causa del papeleo, la rigidez y las formalidades superfluas”. Dejando de lado estas concepciones, podemos ver que todos poseemos cierto grado de burocracia en nuestras vidas. ¿En dónde? En nuestros hogares con los papeleos de las distintas responsabilidades de nuestras vidas personales (facturas, recordatorios, agendas, dibujos, etc), en nuestros trabajos o en organizaciones con las que interactuamos, todos nos enfrentamos a cierta burocracia en nuestro día a día.

Mientras que en el pasado para realizar determinado trámite se requería completar información, muchas veces redundante, innecesaria y tediosa en papel, hoy en día se encuentra la posibilidad de hacerlo en línea y evitar estas fallas. Esto hace que se suplanten los documentos escritos en papel por formularios digitales, colaborando no solamente con el medio ambiente, al reducir el uso innecesario de materiales, sino que también evitando tener que ordenar y manipular una gran cantidad de registros manualmente. ¿Cómo? Los sistemas informáticos permiten que varias personas puedan acceder a los registros desde diversos puntos geográficos y en diversos momentos, sin tener que escanear o enviar documentos de un lugar a otro.

Pero no solamente colabora en todos estos aspectos, sino que además, la digitalización ha sido y es de gran ayuda para los que trabajan con análisis de datos. ¿En qué sentido? Permite que los usuarios que deseen acceder a los registros puedan filtrar valores específicos de los diversos documentos y así segmentar y depurar datos para fines específicos de análisis o información. Donde un trabajo manipulando datos podía llevar horas o hasta días, hoy se puede resolver rápidamente en pocas horas. Este método de disponer los datos permite a quien maneja los mismos tener a la mano de forma más rápida, organizada y segura los registros de cierto trámite. Esto conlleva consigo una mayor regulación y coordinación de los procesos de una organización.

En definitiva, los trámites en línea, junto con la digitalización que los caracteriza, atraviesan transversalmente todos los aspectos de nuestra vida: desde lo personal a lo laboral. Si bien a veces su ayuda puede ser silenciosa, dado que la costumbre a ellos nos hizo perder el rastro de qué tanto están presentes en nuestras vidas, no hay que perder de vista el gran sostén que han sido en esta era digital en la que estamos.